Leerlingvolgsysteem op maat laten bouwen

Scholen en onderwijsinstellingen werken dagelijks met leerlinggegevens, voortgangsrapportages en communicatie met ouders en docenten. Vaak gebeurt dat met standaardpakketten die net niet doen wat je nodig hebt, aangevuld met Excel-bestanden en losse tools. Een leerlingvolgsysteem op maat biedt een oplossing die precies aansluit bij jouw onderwijs- of opleidingsinstelling. In dit artikel leggen we uit wat de mogelijkheden zijn, wanneer maatwerk zinvol is en wat je kunt verwachten.

Wat is een leerlingvolgsysteem?

Een leerlingvolgsysteem (LVS) is software waarmee je de ontwikkeling en prestaties van leerlingen of deelnemers bijhoudt. Denk aan toetsresultaten, aanwezigheid, voortgang op leerdoelen, gespreksverslagen en rapportages. In het reguliere onderwijs zijn Magister en Somtoday bekende namen, maar daarbuiten — bij opleidingsinstituten, bijlesorganisaties, coachingsbedrijven of interne bedrijfsopleidingen — is het aanbod een stuk beperkter.

En zelfs binnen het reguliere onderwijs lopen scholen tegen de grenzen van standaardsoftware aan. Specifieke rapportages die je nodig hebt bestaan niet. Koppelingen met andere systemen werken niet zoals verwacht. Of het systeem is simpelweg niet gebruiksvriendelijk genoeg voor de docenten die er dagelijks mee werken.

Wanneer is een leerlingvolgsysteem op maat interessant?

Niet elke school of instelling heeft maatwerk nodig. Standaardsoftware werkt prima als je processen passen binnen wat het pakket biedt. Maar maatwerk wordt interessant wanneer je één of meer van deze situaties herkent:

• Je werkt met een specifieke methodiek of leerlijn die standaardsoftware niet ondersteunt
• Je hebt rapportages nodig die niet beschikbaar zijn in je huidige systeem
• Je wilt het LVS koppelen aan andere systemen (roostering, facturatie, communicatieplatform)
• Je organisatie groeit en het huidige systeem schaalt niet mee
• Docenten of begeleiders klagen over de gebruiksvriendelijkheid
• Je bent gebonden aan privacywetgeving en wilt volledige controle over waar data wordt opgeslagen

Herkenbaar? Dan is het de moeite waard om te onderzoeken wat een maatwerkoplossing voor je kan betekenen. In ons artikel over de kosten van maatwerk software lees je meer over hoe zo'n investering is opgebouwd.

Wat kan een leerlingvolgsysteem op maat?

Een maatwerk LVS wordt gebouwd rondom jouw processen, niet andersom. Dat betekent dat je precies krijgt wat je nodig hebt, zonder overbodige functies die in de weg zitten. Hieronder een greep uit de mogelijkheden.

Voortgang en resultaten bijhouden

Het hart van elk leerlingvolgsysteem: de mogelijkheid om per leerling of deelnemer voortgang vast te leggen. Bij een maatwerkoplossing bepaal je zelf welke gegevens je bijhoudt. Dat kunnen toetsscores zijn, maar ook competenties, gedragsobservaties, stagebeoordelingen of zelfevaluaties. Alles in een overzichtelijk dashboard dat docenten en begeleiders direct inzicht geeft.

Rapportages die er echt toe doen

Standaardsystemen bieden standaardrapportages. In de praktijk wil je vaak iets specifieks: een overzicht per leerjaar, een vergelijking over periodes, signalering van achterblijvende leerlingen of een exportfunctie voor extern overleg. Met maatwerk bouw je exact de rapportages die jouw instelling nodig heeft.

Communicatie met ouders, leerlingen en collega's

Een goed LVS is meer dan een registratiesysteem. Het kan ook dienen als communicatieplatform: ouders die voortgangsrapporten inzien via een beveiligd portaal, docenten die notities delen, of leerlingen die hun eigen ontwikkeling volgen. Alles op één plek, met de juiste rechten per gebruikersgroep.

Rollen en rechten

In een onderwijsomgeving werken veel verschillende mensen met het systeem: docenten, mentoren, directie, administratie, ouders en soms de leerlingen zelf. Met een maatwerkoplossing regel je precies wie wat mag zien en doen. Een mentor ziet andere informatie dan een directielid, en een ouder ziet alleen de gegevens van het eigen kind.

Koppelingen met bestaande systemen

De kans is groot dat je al werkt met andere software: een roosterprogramma, een leerplatform (LMS), een facturatiesysteem of Microsoft 365. Een maatwerk LVS kun je koppelen aan deze systemen, zodat je geen dubbel werk doet en gegevens automatisch gesynchroniseerd worden. Meer weten over hoe zulke koppelingen werken? Lees ons artikel over maatwerk API-koppelingen.

Privacy en de AVG

Leerlinggegevens zijn gevoelige persoonsgegevens. Scholen en onderwijsinstellingen moeten voldoen aan strenge privacyregels. Bij een maatwerkoplossing heb je volledige controle over waar je data wordt opgeslagen, wie er toegang toe heeft en hoe lang gegevens bewaard blijven. Je bent niet afhankelijk van de privacyvoorwaarden van een externe softwareleverancier in het buitenland.

Wij bouwen standaard met privacy by design: encryptie van gevoelige data, logregistratie van wie wat bekijkt en wijzigt, en de mogelijkheid om gegevens te verwijderen wanneer dat nodig is.

Hoe verloopt zo'n traject?

Een leerlingvolgsysteem op maat bouwen begint niet met code schrijven. Het begint met luisteren. We willen begrijpen hoe je instelling werkt, welke processen er zijn en waar de knelpunten zitten. Daarna doorlopen we samen een aantal fases:

• Intake en inventarisatie: We brengen je wensen, processen en gebruikersgroepen in kaart
• Analyse en advies: We bepalen samen de scope en prioriteiten, en adviseren over de technische aanpak
• Ontwerp: Wireframes en een prototype zodat je al vroeg ziet hoe het systeem eruitziet
• Ontwikkeling in fases: We bouwen in korte sprints, zodat je tussentijds feedback kunt geven
• Testen en oplevering: Uitgebreid testen met echte gebruikers voordat het systeem live gaat
• Nazorg en doorontwikkeling: Na livegang blijven we beschikbaar voor ondersteuning en uitbreidingen

Het voordeel van deze aanpak: je hoeft niet alles in één keer te bouwen. Start met de kernfuncties en breid later uit op basis van ervaring. Zo houd je de investering beheersbaar en bouw je een systeem dat echt werkt in de praktijk.

Wat kost een leerlingvolgsysteem op maat?

De investering in een maatwerk leerlingvolgsysteem hangt af van de omvang, de gewenste functionaliteiten en het aantal koppelingen met bestaande systemen. Een eenvoudig systeem met basisfuncties vraagt logischerwijs een andere investering dan een compleet platform met ouderportaal, geavanceerde rapportages en koppelingen met je LMS en roosterprogramma.

Het goede nieuws: je hoeft niet alles in één keer te bouwen. Door te starten met de kernfuncties houd je de initiële investering laag en breid je later uit op basis van wat je in de praktijk nodig blijkt te hebben. Meer over hoe maatwerkprijzen zijn opgebouwd lees je in ons artikel over de voordelen van maatwerk software.

Benieuwd wat een LVS voor jouw situatie zou kosten? We maken graag een inschatting op basis van jouw specifieke wensen en processen.

Voor wie is dit interessant?

Een leerlingvolgsysteem op maat is niet alleen voor basisscholen of middelbare scholen. Denk ook aan:

• Opleidingsinstituten en trainingsorganisaties
• Bijlesbureaus en huiswerkinstituten
• Coachingsbedrijven met individuele trajecten
• Bedrijven met interne opleidingsprogramma's
• Sportacademies en talentenprogramma's
• Zorgorganisaties met leer- en ontwikkeltrajecten

Overal waar je de ontwikkeling van mensen wilt bijhouden, structureren en inzichtelijk maken, kan een LVS op maat waarde toevoegen.

Samenvatting

Een leerlingvolgsysteem op maat geeft je precies de functionaliteit die jouw instelling nodig heeft, zonder de beperkingen van standaardsoftware. Van voortgangsregistratie en rapportages tot koppelingen met bestaande systemen en een veilige omgeving die voldoet aan de AVG. De sleutel is om klein te beginnen, samen te ontdekken wat je nodig hebt en stap voor stap uit te breiden.

Wil je verkennen wat een leerlingvolgsysteem voor jouw organisatie kan betekenen? Plan een vrijblijvend gesprek en we denken graag met je mee — ook als je nog niet precies weet wat je nodig hebt.