Je kunt er tegenwoordig niet meer omheen: Chat GPT. Het is nu al een revolutionaire tool die op veel meer manieren ingezet kan worden dan alleen content genereren. Het is niet zomaar een trend, maar gaat een game-changer zijn in hoe bedrijven opereren. Wij geven je door middel van deze blog graag inzicht in de mogelijkheden van AI om processen in jouw bedrijf te optimaliseren en automatiseren.
Chat GPT is een geavanceerd, op AI gebaseerd systeem, waarmee niet alleen routinetaken geautomatiseerd en klantinteracties verbeterd kunnen worden, maar die jou ook waardevolle inzichten biedt die je helpen groeien en evolueren. Ze begrijpen en interpreteren de menselijke taal, waardoor ze complexe taken kunnen uitvoeren, van klantenservice tot gegevensanalyse. Maar hoe zet je deze technologie effectief in? Bij Schulten Media kunnen we deze geautomatiseerde assistent precies inzetten zoals jij dat wilt, afgestemd op jouw specifieke bedrijfsbehoeften. Laten we samen ontdekken hoe deze technologie jouw zakelijke landschap kan transformeren!
AI (Artificial Intelligence) is als automatiseringstool in verschillende branches toe te passen. Wanneer je te maken hebt met (online) bedrijfsprocessen, kunnen er veelal bepaalde elementen geautomatiseerd worden. Door bepaalde taken te automatiseren maak je jouw bedrijf efficiënter, wordt de foutmarge kleiner en verbeter je je klanttevredenheid. Met ChatGPT is er nu de mogelijkheid om AI succesvol te implementeren in jouw bedrijf.
Heb je als bedrijf in de financiële sector bijvoorbeeld te maken met lastige berekeningen die constant veranderen, specifieke vragen die je jouw leads moet stellen of diverse PDF documenten die geüpload en ingeladen moeten worden? Een AI assistent kan dit op basis van specifieke data via een geautomatiseerd proces voor je oplossen.
Een ChatGPT (Generative pre-trained transformer) chatbot kan 24 uur per dag, 7 dagen per week vragen beantwoorden over alle zaken die voor jouw bedrijf van toepassing zijn. Je voorziet deze AI assistent van alle data die van belang kan zijn voor jouw leads, en van daaruit kan de chatbot een groot aantal binnenkomende vragen binnen no time beantwoorden. Stel je voor wat dit met de wachttijd doet én de uiteindelijke ervaring van de klant!
Wanneer je diensten verstrekt, moeten jouw potentiële klanten misschien een aanmeldingsproces doorlopen om een aanvraag te doen. Een AI assistent kan jouw leads door het proces heen leiden, twijfels gaandeweg wegnemen en ervoor zorgen dat alle benodigde informatie wordt verstrekt. Dit gestroomlijnde geautomatiseerde proces kan de afronding van aanvragen aanzienlijk verhogen!
Chat GPT Chatbots kunnen voorzien in een financieel basisadvies, waarbij ze potentiële klanten helpen hun opties te begrijpen, zodat zij een doordachte beslissing kunnen maken met betrekking tot het afnemen van jouw (financiële) diensten en/of producten.
Een AI assistent kan assisteren in het verwerken van documenten die benodigd zijn voor zowel complexe als simpele aanvragen. Doordat de benodigde informatie geautomatiseerd uit documenten gehaald én geverifieerd kan worden, kun je de tijd die goedkeuringen kosten aanzienlijk verminderen.
Door de data en interacties van klanten te analyseren kan de AI assistent het best passende product voorstellen dat past bij de individuele behoefte van een potentiële klant. Een perfecte manier om het gehele proces van oriëntatie tot en met verkoop vlot en foutloos te laten verlopen.
Moeten er complexe calculaties gedaan worden, havens gezocht worden voor laden en lossen of kosten berekend worden voor speciaal transport? Ook in dit geval biedt ChatGPT een slimme oplossing om dit tijdrovende proces te automatiseren.
Jouw klanten willen natuurlijk continu op de hoogte zijn van hun zendingen. Met een AI assistent is het mogelijk om hen te voorzien van real-time updates met betrekking tot zendingen. De mogelijkheden zijn talloos, waarbij locaties, geschatte aankomsttijden en eventuele vertragingen of problemen die zich voordoen zichtbaar zijn.
Jouw klanten kunnen door een bot geassisteerd worden in het boeken van containers, waarbij de best passende tijden, routes en prijzen worden voorgesteld. Je biedt klanten een eenvoudig te doorlopen proces, waarbij ze direct weten waar ze aan toe zijn. Zo wordt boeken door middel van ChatGPT een fluitje van een cent voor klanten, kan het grootste gedeelte van de vragen al geautomatiseerd beantwoord worden en kun jij als organisatie inzetten op andere cruciale taken, zoals bijvoorbeeld een persoonlijke afterservice.
Met een chatbot kun je informatie aanbieden over douaneprocedures, benodigde documentatie en aangeven hoe je voldoet aan specifieke voorwaarden in verschillende landen. Door op dit gebied AI in te zetten bespaar je aanzienlijk veel tijd in de informatievoorziening aan klanten, biedt je jouw klanten dag en nacht toegang tot deze gegevens en bespaart het jouw medewerkers wederom kostbare tijd die voor andere taken kan worden gebruikt.
Het opzetten van een ChatGPT chatbot is een complex proces dat vooraf goed uitgewerkt moet zijn om deze in jouw voordeel te laten werken. Een korte toelichting op de te nemen stappen wanneer je overweegt om een AI assistent te laten bouwen voor jouw bedrijf:
Kies de juiste technologie
Afhankelijk van jouw behoeften, waaronder complexiteit, taalondersteuning en platform integratie, selecteer je een GPT-model.
Gebruikerservaring design
Ontwerp de dialoog flow op een gebruiksvriendelijke en intuïtieve manier en houd daarbij rekening met verschillende scenario’s en gebruikersvragen die kunnen voorkomen.
Ontwikkelen en trainen van de bot
Om vragen zo goed mogelijk te kunnen behandelen is het aan te raden de GPT-modellen te finetunen met branche- of bedrijfsspecifieke gegevens. De bot moet vervolgens continu getest worden met verschillende scenario’s om nauwkeurige en nuttige reacties te garanderen.
Integratie met backend systemen
Verbind de chatbot met jouw bestaande systemen voor realtime gegevensverwerking en acties, waarbij de bot continu informatie uit jouw databases kan ophalen en bijwerken.
Implementatie en monitoring
Na lancering van de chatbot op de gekozen platforms monitor je regelmatig de prestaties, gebruikersinteracties en feedback om verbeterpunten te identificeren en te verwerken om je chatbot verder te verfijnen.
Naleving en veiligheid
Houd je aan regelgeving voor gegevensbescherming bij het verwerken van klantinformatie en implementeer robuuste beveiligingsmaatregelen tegen datalekken en ongeautoriseerde toegang.
Gebruikerstraining en adoptie
Train je medewerkers in het gebruik en beheer van de chatbot en leer waar nodig klanten hoe ze met de chatbot communiceren om hun vragen te beantwoorden.
Feedback en verbetering
Verzamel feedback van gebruikers en verbeter op basis van deze feedback en veranderende (bedrijfs)behoeften de AI assistent.
Marketing en communicatie
Promoot je ChatGPT bot en geef deze een prominente plek op je platform, zodat klanten weten dat ze eenvoudig via de bot hun vragen kunnen stellen en hoe deze hen verder kan helpen. Kan een bot de vragen niet beantwoorden? Zorg dat er dan snel een medewerker paraat staat om dit op te vangen.
Door middel van deze stappen kun je een chatbot opzetten die effectief voldoet aan de specifieke behoeften van jouw bedrijf, waardoor processen beter worden gestroomlijnd en de klantbeleving wordt verbeterd.
Een cruciaal aspect dat komt kijken bij de integratie van AI en chatbots in bedrijven is de veiligheid en bescherming van klantgegevens. Vertrouwen vormt de basis van elke klantrelatie, vooral in het digitale domein waar gegevens kwetsbaar kunnen zijn. Door strenge veiligheidsprotocollen te implementeren in alle AI-systemen en chatbots wordt data goed beschermd. Je kunt hierbij denken aan:
Het versleutelen van alle gegevens die door chatbots worden verwerkt, tijdens opslag maar ook tijdens transmissie.
Het toepassen van authenticatie mechanismen, zoals tweefactorauthenticatie of andere geavanceerde methodes, afhankelijk van je vereisten en de mate van gevoeligheid van data.
Het naleven van internationale privacywetten- en regelgeving, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Transparantie bieden aan klanten over hoe gegevens worden gebruikt en verwerkt en hoe toestemming ingetrokken kan worden.
Bij Schulten Media bouwen we software en AI-oplossingen van de grond af aan met privacy- en gegevensbescherming als kernoverweging. Waarbij we rekening houden met het minimaliseren van de verzameling van persoonlijke gegevens, het toepassen van toegangscontroles en het regelmatig uitvoeren van audits.
Door veiligheid voorop te zetten in de ontwikkeling van AI-gestuurde processen kunnen bedrijven en hun klanten met vertrouwen gebruik maken van AI en zo genieten van het grote aantal voordelen dat een ChatGPT assistent biedt.
Het succes van een AI assistent is sterk afhankelijk van doorlopende monitoring, feedback en verbetering. Klantbehoeften veranderen continu, ontwikkelingen gaan razendsnel, dus je zult een AI tool als ChatGPT moeten zien als een doorlopend project waar tijd en aandacht aan besteed moet worden. Maar het kan je wel die verbeterde klanttevredenheid, kostenbesparingen in jouw bedrijf of een voorsprong op de concurrentie opleveren!
Hebben we jouw interesse gewekt om een AI assistent toe te passen in jouw bedrijf? Neem dan gerust contact met ons op en plan een afspraak in. We bespreken graag samen met jou de mogelijkheden om jouw bedrijf te automatiseren en optimaliseren door middel van ChatGPT!
Geplaatst op 21 nov 2023