Webapplicatie koppelen met boekhouding, CRM of planning tools

Een webapplicatie wordt pas echt krachtig wanneer deze samenwerkt met je andere bedrijfssystemen. Geen dubbele invoer meer, geen handmatige exports en imports, maar data die automatisch stroomt tussen je applicaties. In dit artikel leggen we uit hoe koppelingen werken en wat er mogelijk is.

Waarom systemen koppelen?

De meeste bedrijven werken met meerdere softwaresystemen: een boekhoudpakket, een CRM voor klantbeheer, misschien een planningtool, een webshop of een HR-systeem. Zonder koppelingen zijn dit eilandjes: data moet handmatig worden overgetypt of geëxporteerd en geïmporteerd.

Met koppelingen:

• Bespaar je tijd door handmatig werk te elimineren
• Voorkom je fouten door dubbele invoer
• Heb je altijd actuele data in elk systeem
• Krijg je een compleet beeld door data te combineren
• Kun je processen automatiseren die nu handmatig verlopen

Hoe werken koppelingen technisch?

De meeste moderne software biedt een API (Application Programming Interface). Dit is een gestandaardiseerde manier waarop systemen met elkaar kunnen communiceren. Via de API kan je webapplicatie gegevens opvragen uit een ander systeem, of juist gegevens doorsturen.

Een simpel voorbeeld: wanneer een klant een bestelling plaatst in je webapplicatie, stuurt de applicatie automatisch de factuurgegevens naar je boekhoudpakket. Geen handmatige invoer meer, de factuur staat er direct.

Veelvoorkomende koppelingen

Boekhoudpakketten

Dit is een van de meest gevraagde koppelingen. Denk aan:

• Facturen automatisch aanmaken wanneer er een order wordt geplaatst
• Klantgegevens synchroniseren zodat je geen dubbele administratie hebt
• Betalingsstatussen terugkoppelen naar je applicatie
• Financiële overzichten ophalen voor rapportages

We hebben ervaring met koppelingen naar onder andere Exact Online, Jortt, e-Boekhouden, Moneybird en SnelStart.

CRM-systemen

Je webapplicatie en je CRM bevatten beiden klantinformatie. Met een koppeling:

• Worden nieuwe klanten automatisch aangemaakt in je CRM
• Zijn contactmomenten en activiteiten vanuit beide systemen zichtbaar
• Kunnen sales-medewerkers in het CRM zien wat klanten in de applicatie hebben gedaan
• Stromen leads vanuit je applicatie automatisch naar het salesteam

Populaire CRM's waarmee we koppelen: HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Microsoft Dynamics.

Planning en projectmanagement

Voor bedrijven waar planning cruciaal is:

• Taken en projecten synchroniseren tussen systemen
• Beschikbaarheid van medewerkers realtime checken
• Geplande afspraken doorsturen naar agenda's
• Urenregistratie automatisch verwerken

E-mail en communicatie

Integratie met e-mailsystemen en communicatietools:

• Transactionele e-mails versturen via je eigen mailserver
• Klanten toevoegen aan mailinglijsten (Mailchimp, ActiveCampaign)
• Notificaties sturen via Slack of Microsoft Teams
• E-mailgeschiedenis koppelen aan klantprofielen

Agenda en afspraken

Synchronisatie met Google Calendar of Microsoft Outlook:

• Afspraken vanuit de applicatie verschijnen direct in de agenda
• Beschikbaarheid checken voordat een afspraak wordt ingepland
• Wijzigingen in de agenda synchroniseren terug naar de applicatie

Webshops en e-commerce

Als je een webshop hebt naast je webapplicatie:

• Orders en klantgegevens synchroniseren
• Voorraadstanden realtime bijwerken
• Productinformatie centraal beheren

Eenrichtings- of tweerichtingsverkeer?

Niet elke koppeling werkt in twee richtingen. Soms is eenrichtingsverkeer voldoende en eenvoudiger:

Eenrichtingsverkeer: data gaat alleen van A naar B. Bijvoorbeeld: nieuwe klanten uit je webapplicatie worden naar je CRM gestuurd. Simpeler te bouwen, minder kans op conflicten.

Tweerichtingsverkeer: data gaat beide kanten op en wordt gesynchroniseerd. Complexer, want je moet bepalen wat er gebeurt als dezelfde gegevens in beide systemen worden aangepast.

We adviseren altijd om te starten met wat je echt nodig hebt en niet direct de meest complexe variant te bouwen.

Realtime of periodiek?

Moet de data direct worden gesynchroniseerd, of is een update elk uur of elke dag voldoende?

Realtime: zodra er iets verandert, wordt het direct doorgestuurd. Nodig als je altijd actuele data moet hebben, maar technisch complexer en duurder.

Periodiek: data wordt op vaste momenten gesynchroniseerd, bijvoorbeeld elk uur of elke nacht. Eenvoudiger en vaak ruim voldoende voor de meeste toepassingen.

Wat als een systeem geen API heeft?

Niet elk systeem biedt een nette API. Mogelijke oplossingen:

• Bestandsuitwisseling via CSV of Excel (import/export)
• SFTP voor geautomatiseerde bestandsoverdracht
• Screen scraping (als laatste redmiddel, fragiel)
• Upgrade naar een versie of alternatief met API-ondersteuning

We adviseren altijd om te kiezen voor systemen met goede API's. Het bespaart op lange termijn veel gedoe.

Middleware: de centrale hub

Wanneer je veel systemen met elkaar moet verbinden, kan een middleware-oplossing zinvol zijn. Dit is een tussenlaag die als centraal punt fungeert: alle systemen communiceren met de middleware, die de data transformeert en doorstuurt naar de juiste bestemming.

Voordelen:

• Één plek voor alle integratielogica
• Makkelijker om nieuwe systemen toe te voegen
• Betere foutafhandeling en logging
• Minder directe afhankelijkheden tussen systemen

Aandachtspunten bij koppelingen

Foutafhandeling

Wat gebeurt er als een koppeling faalt? De API is niet bereikbaar, de data is ongeldig, er treedt een timeout op. Goede koppelingen hebben ingebouwde foutafhandeling met retries en alerting.

Logging en monitoring

Je wilt kunnen zien wat er door de koppeling is gegaan, wanneer, en of het is gelukt. Dit is essentieel voor troubleshooting en compliance.

Beveiliging

Data die tussen systemen stroomt moet beveiligd zijn. Authenticatie, versleuteling en toegangsbeheer zijn standaard onderdeel van elke koppeling die we bouwen.

Stap voor stap naar een geïntegreerd landschap

Je hoeft niet alles in één keer te koppelen. Begin met de koppeling die de meeste waarde oplevert, krijg die werkend en breid dan uit. Zo bouw je stap voor stap naar een geïntegreerd systeemlandschap waar data vanzelf stroomt.

Wil je weten welke koppelingen voor jouw situatie zinvol zijn? Of heb je een specifiek systeem dat je wilt integreren? Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek. We brengen de mogelijkheden in kaart en geven je een realistische inschatting van wat er nodig is.