Voorbeelden van succesvolle maatwerkoplossingen in het MKB

Maatwerksoftware wordt vaak geassocieerd met grote bedrijven en complexe IT-projecten. Toch zijn het juist middelgrote en kleinere bedrijven die veel baat hebben bij software die volledig aansluit op hun processen, klanten en doelen. In dit artikel duiken we in concrete voorbeelden van hoe maatwerkoplossingen MKB-organisaties hebben geholpen om efficiënter te werken, klanten beter te bedienen en te groeien met technologie die écht werkt.

Efficiëntie op de werkvloer: een planningssysteem op maat

Een middelgroot installatiebedrijf liep tegen de grenzen aan van hun Excel-gebaseerde planningssysteem. Medewerkers waren veel tijd kwijt met het handmatig bijhouden van afspraken, wijzigingen doorvoeren was foutgevoelig en er ontbrak overzicht. Samen met een softwarepartner besloten ze een digitaal planningsportaal te ontwikkelen waarin zowel binnendienst als buitendienstmedewerkers real-time toegang hebben tot planning, klantgegevens en takenlijsten.

Sinds de invoering van het portaal is de foutmarge aanzienlijk gedaald en kunnen monteurs efficiënter werken. Het bedrijf ervaart meer rust op de werkvloer en klanten krijgen sneller en beter inzicht in wanneer ze geholpen worden. Wat begon als een eenvoudige wens – minder fouten in de planning – resulteerde in een maatwerkoplossing die de volledige werkwijze van het bedrijf heeft verbeterd. Daarnaast is het systeem schaalbaar opgezet, waardoor het eenvoudig meegroeit met het team.

Van offerte tot oplevering: maatwerk voor een bouwbedrijf

Voor een bouwbedrijf dat veel werkt met particuliere klanten was het beheren van projecten, communicatie en documentatie verspreid over meerdere tools en e-mailsystemen een grote uitdaging. Met een klantportaal op maat brachten zij alle onderdelen van hun dienstverlening samen in één digitale omgeving. Klanten kunnen hier eenvoudig offertes goedkeuren, bouwtekeningen bekijken, voortgang volgen en communiceren met hun contactpersoon.

Intern is het portaal gekoppeld aan projectmanagementsoftware die het bedrijf al gebruikte, wat zorgt voor een naadloze workflow. Deze integratie bespaart medewerkers dagelijks tijd en verkleint de kans op misverstanden. Het resultaat? Tevreden klanten die zich betrokken voelen én een team dat zich kan focussen op de uitvoering in plaats van op administratie.

Slim voorraadbeheer in de groothandel

Een groothandel in horecaproducten liep vast op de beperkingen van hun standaard voorraadbeheersysteem. Producten hadden vaak variërende houdbaarheidsdata, en sommige artikelen werden in bulk verkocht terwijl andere per stuk gingen. De standaardoplossing bood te weinig flexibiliteit en leidde regelmatig tot voorraadtekorten of dubbele bestellingen.

Door een maatwerksysteem te laten ontwikkelen waarin specifieke voorraadlogica werd opgenomen, kreeg het bedrijf grip op hun complexe voorraadbeheer. Het systeem houdt rekening met rotatie op basis van houdbaarheid, automatische herbestellingen bij drempelwaarden én aangepaste rapportages voor leveranciers. Dit heeft niet alleen geleid tot minder verspilling, maar ook tot betere afspraken met leveranciers en lagere kosten. De maatwerkoplossing sluit precies aan op de werkwijze van het bedrijf en biedt inzichten die voorheen onmogelijk waren.

Digitalisering van de ledenadministratie voor een branchevereniging

Een brancheorganisatie met honderden leden had moeite om het overzicht te bewaren in lidmaatschappen, contributies, certificeringen en communicatie. Er werd gewerkt met losse systemen, en veel administratie gebeurde handmatig. Ze besloten een ledenportaal te laten bouwen waarin leden zelf hun gegevens kunnen beheren, facturen kunnen downloaden en certificaten kunnen inzien of vernieuwen.

Het interne team kreeg daarnaast toegang tot een dashboard met actuele data, automatische herinneringen voor verlengingen en koppelingen met hun boekhoudsoftware. Dit zorgde voor minder administratie, betere communicatie én hogere betrokkenheid van leden. De overstap naar maatwerk gaf deze organisatie de tools in handen om hun dienstverlening te professionaliseren zonder hun identiteit te verliezen.

Efficiëntere orderverwerking bij een online winkel

Een speciaalzaak in fietsaccessoires begon als webshop, maar groeide snel uit tot een serieuze speler met honderden bestellingen per dag. De standaard e-commerce software voldeed niet meer. Orderverwerking ging traag, voorraadbeheer was onbetrouwbaar en de klantenservice kreeg dagelijks vragen over levertijden.

In samenwerking met een ontwikkelaar werd een backoffice-applicatie gebouwd die volledig is afgestemd op hun processen. Van geautomatiseerde orderpicking en slimme koppelingen met bezorgdiensten tot een klantenservice-dashboard met realtime orderstatussen: de maatwerkoplossing heeft het bedrijf geholpen om door te groeien zonder in te leveren op service. Klanten merken het verschil in snelheid en betrouwbaarheid, medewerkers in minder frustratie en meer overzicht.

Waarom juist MKB-bedrijven profiteren van maatwerk

Wat al deze voorbeelden gemeen hebben, is dat ze voortkomen uit specifieke wensen of knelpunten. Waar standaardsoftware vaak een compromis vraagt, biedt maatwerk de kans om software te laten aansluiten op de praktijk. Voor veel MKB-bedrijven is dit precies wat ze nodig hebben: geen complexe oplossing die alles kan, maar een doeltreffend systeem dat precies doet wat nodig is.

Bovendien groeit maatwerk mee. Bedrijven veranderen, groeien, breiden uit of gaan andere markten bedienen. Een goed opgebouwde maatwerkoplossing is flexibel genoeg om hierin mee te bewegen. Dit voorkomt de frustratie van opnieuw overstappen op een ander systeem, zoals vaak gebeurt bij standaardoplossingen die op termijn niet meer toereikend zijn.

Een goede maatwerkoplossing begint niet bij technologie, maar bij luisteren. Luisteren naar de mensen die er dagelijks mee gaan werken. Wat hebben zij nodig om beter te presteren? Welke stappen kosten nu veel tijd? Wat kan er fout gaan? Door vanuit deze vragen te denken en vervolgens een systeem te bouwen dat echt aansluit, ontstaat software die het verschil maakt.

Zin om te bouwen aan een oplossing die past als een maatpak?

Geen enkele organisatie is precies hetzelfde. Waarom zou je dan genoegen nemen met software die maar net past? De voorbeelden uit deze blog laten zien hoe krachtig het is om te investeren in digitale tools die zijn gebouwd rond jouw mensen, processen en doelen.

Bij Schulten Media helpen we bedrijven dagelijks om van losse processen en inefficiënte workflows een krachtige digitale oplossing te maken. Geen dikke pakketten, maar slimme oplossingen die doen wat ze moeten doen – zonder poespas, maar mét impact.

Wil je weten wat maatwerk voor jouw organisatie kan betekenen? We denken graag met je mee. Neem contact op en ontdek hoe technologie voor jou kan werken.