Een online portal is een afgeschermde website of een afgeschermd online platform waar je door middel van een login toegang hebt tot specifieke informatie of middelen. Vanuit verschillende bronnen kunnen gegevens worden opgehaald, maar ook gegevens worden ingezonden. Online portals worden vaak ingezet om zowel interne alsook externe bedrijfsprocessen te optimaliseren en te automatiseren. Waar een website puur gericht is op eenrichtingsverkeer, het geven van informatie, is het doel van een online portal interactie, waarbij informatie wordt gegeven en verzameld.
Een interne portal, of ook wel intranet, wordt bij bedrijven gebruikt om informatie te delen binnen het bedrijf. Een externe portal, ook wel extranet, wordt ingezet om geautoriseerde gebruikers buiten het bedrijf toegang te geven tot specifieke informatie en/of middelen.
Beschik je over een organisatie met meerdere medewerkers waarbij vaak veel (actuele) informatie gedeeld moet worden? Een interne portal is een uitstekende oplossing voor het bewaren en delen van documenten met medewerkers in een beveiligde online omgeving, maar ook voor de onderlinge communicatie en samenwerking kan het een handige tool zijn. Wil je meer betrokkenheid creëren onder jouw personeel? Ook daarin kan een online portal voorzien.
Werk je met verschillende partners of leveranciers die jij toegang wilt geven tot specifieke bedrijfsinformatie? Of wil je dat partners en/of leveranciers data bij jou aanleveren zonder verschillende handmatige handelingen? Dan kan een externe online portal een goede keuze zijn. Een extranet, of externe portal wordt vaak ingezet bij B2B ondernemingen om tijd te besparen en informatie op een geautomatiseerde manier te laten verlopen. Maar ook B2C ondernemingen kiezen steeds vaker voor een online klantenportal, waarbij een compleet klantenprofiel wordt gecreëerd en alle zaken rondom bestellingen, leveringen, klachten, retouren, enzovoorts, via dit portal geregeld kan worden.
Een online portal, intern of extern, kan een grote investering zijn voor een organisatie, maar kan tegelijkertijd wel een enorm waardevol middel zijn binnen een organisatie die uiteindelijk geld gaat opleveren. Waarom? We lichten het je hieronder toe:
Toegankelijkheid
24 uur per dag, 7 dagen in de week hebben geautoriseerde gebruikers toegang tot belangrijke informatie, waardoor het werk altijd en overal door kan gaan. Je beperkt jezelf niet meer tot kantooruren, maar gebruikers hebben toegang wanneer het hen het beste uitkomt. Dit wordt steeds essentiëler aangezien werken op zelf bepaalde tijden en op afstand inmiddels heel gewoon is.
Minder tijd & meer productiviteit
Handmatige handelingen kunnen waar gewenst worden geautomatiseerd, waardoor er meer tijd overblijft voor andere belangrijke taken. Én door alle belangrijke bedrijfsinformatie op een centrale online locatie te delen hoeven er een heel wat minder mails gestuurd te worden. Dit geldt voor jouw medewerkers, maar ook voor jouw leveranciers, klanten en/of partners levert dit een groot voordeel op.
Loyaliteit
Door de gebruikerservaring te verbeteren via een online portal en op deze manier te kunnen voldoen aan de vraag van gebruikers, verhoog je de loyaliteit. Dit is van toepassing op zowel medewerkers, klanten, leveranciers als partners.
Minder fouten
Doordat bedrijfsprocessen worden geautomatiseerd wordt de kans op fouten kleiner. Geen gedoe meer met verouderde informatie, want je werkt altijd met data die up to date is.
Overzicht
Door middel van een online portal heb je altijd een real-time overzicht van jouw bedrijfsinformatie, maar ook van jouw klanten, leveranciers en/of partners. Wanneer je samenwerkt met een groot aantal organisaties, is alle informatie eenvoudig te analyseren en de conclusies vervolgens te implementeren in jouw bedrijfsstrategie.
De mogelijkheden van een online portal zijn eindeloos. Een maatwerk online portal wordt namelijk op basis van de wensen van een organisatie gebouwd. Wat is er mogelijk en wat zijn belangrijke onderdelen om rekening mee te houden?
UI (design): laat een portal ontwerpen op basis van jouw huisstijl om eenheid uit te stralen, zowel intern als extern.
UX (gebruikerservaring): een ontwerp moet niet alleen mooi zijn, maar ook doordacht. Een goede flow en eenvoudige navigatie zorgt voor een fijne gebruikerservaring.
Koppelingen: gebruik je specifieke programma’s in jouw organisaties? Met veel van deze programma’s is het mogelijk om te koppelen, zodat alle gewenste informatie kan worden ingelezen door het portal. Check dit altijd vooraf met de betrokken partijen. Het kan soms nodig zijn om een op maat gemaakte API (Application Programming Interface) te ontwikkelen.
CRM systeem: heb je een groot klantenbestand en wil je deze graag behouden? Dan is de combinatie met een CRM systeem een ideale oplossing. Door een CRM systeem te koppelen met een klantportaal heb je altijd de laatste informatie over jouw klanten beschikbaar en kun je hierop actie ondernemen.
Gebruikers & rechten: bepaal wie welke informatie mag inzien, zodat de juiste informatie voor de juiste personen beschikbaar is.
Berichten: is het voor jouw organisatie interessant om berichtenverkeer via het online portal te laten verlopen? Ook dat kan ingebouwd worden om de communicatie te verbeteren.
Dashboards: real-time data en inzichten in de belangrijkste informatie voor jouw organisatie.
Geschikt voor mobiele apparaten: wordt er binnen en buiten jouw organisatie veel remote gewerkt? Zorg er dan voor dat het online portal ook uitstekend werkt op mobiele apparaten en tablets.
Toekomstbestendig: kies voor een systeem waar je in de toekomst op verder kunt bouwen of op uit kunt breiden. Gelimiteerd worden in mogelijkheden of te veel onnodige functionaliteiten die je nooit gebruikt zijn zonde van de investering.
Persoonlijkheid: zorg ervoor dat personaliseren mogelijk is in jouw online portaal, zodat gebruikers persoonlijk kunnen worden aangesproken om de klanttevredenheid te verhogen.
Beveiliging: een goede beveiliging van jouw portaal is essentieel. Kies dan ook voor een partij die de juiste zaken implementeert.
Voor elke organisatie, in elke branche en voor elke doelgroep kan er een specifieke portal ingericht worden. Een aantal voorbeelden:
Klantportaal
Een klantportaal is gericht op het bieden van een fijne gebruikerservaring voor klanten. Dit kan zowel voor organisaties zijn die zich richten op consumenten (B2C), maar ook organisaties die zakendoen met andere organisaties (B2B). Bedrijven zoals Zalando of Bol.com werken met een klantportaal om het gehele proces, van interesse tot aankoop, van retourneren tot het indienen van vragen en het melden van klachten zo eenvoudig mogelijk te maken voor consumenten.
Leveranciersportaal
Door middel van een leveranciersportaal bied je aan jouw leveranciers de mogelijkheid om in een online omgeving data en documenten te delen, bestellingen, facturen en betalingen te beheren. Een groot voordeel van een online portaal is dat je geautomatiseerd specifieke informatie kunt koppelen aan bepaalde leveranciers, zoals kortingen, persoonlijke informatie of aflevergegevens.
Patiëntportaal
In de zorg wordt er steeds vaker gebruik gemaakt van online portalen om medische informatie op een veilige manier te delen tussen patiënten en medische professionals. Je kunt hierbij denken aan informatie zoals gezondheidsinformatie, medicatiegebruik, geplande afspraken, maar ook financiële zaken en intake formulieren.
Onderwijsportal
In het onderwijs zijn er grote hoeveelheden informatie die gedeeld moeten worden met een grote groep mensen, waaronder docenten en studenten. Van de lagere school tot en met universiteiten wordt er veel gewerkt met online portals waarin lesmateriaal, cijfers en belangrijke mededelingen worden gedeeld.
Wil je interne en/of externe processen automatiseren of vereenvoudigen in jouw organisatie? Dan kan een online portal een goede tool zijn om jouw organisatie te laten groeien. In welke gevallen is een portal een goed idee?
Kies voor een online portal wanneer je over grote hoeveelheden informatie beschikt, zodat deze gedeeld én bewerkt kunnen worden door verschillende gebruikers;
Bied persoonlijke gebruikerservaringen aan om jouw medewerkers, klanten, leverancier of partners van een uitstekende service te voorzien;
Kies voor een online portal wanneer je diverse systemen probleemloos met elkaar wilt laten werken;
Als je jouw bedrijfsprocessen efficiënter wilt laten verlopen, een betere service wilt bieden en doelgerichter wilt werken.
Ben jij overtuigd dat een online portal jouw organisatie verder gaat helpen en ben je op zoek naar een partij die jou hierin kan ondersteunen? Wij gaan graag met je in gesprek om te kijken of we samen jouw maatwerk portal kunnen bouwen. Neem vrijblijvend contact met ons op om een afspraak in de plannen!
Geplaatst op 15 feb 2023